Achilles, Gerd/Wittmeier, Lisa: Kassenführung in Heilberufen (kartoniertes Buch)

In bargeldintensiven Unternehmen sind die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung vorrangig auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen fokussiert, so auch in heilberuflichen Praxen. Wer glaubt, mit der täglichen Anfertigung von Z-Bons oder Kassenbüchern seien die Anforderungen der Finanzverwaltung schon erfüllt, irrt – mit teils existenzbedrohenden Folgen.

Die Prüfungsdichte in Heilberufen (Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten usw.) hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Das Instrument der Kassen-Nachschau räumt den Finanzbehörden gar noch weitergehende Rechte ein. Prüferinnen und Prüfer dürfen Ihre Praxisräume ohne vorherige Ankündigung betreten, um Ihr Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen, Kassenunterlagen anzufordern und Auskünfte einzuholen, einen Kassensturz durchzuführen und sofort Zugriff auf die Einzeldaten der Kasse (Bondaten) zu nehmen.

Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen, um nachteilige Rechtsfolgen zu vermeiden.

Die Brancheninformation „Kassenführung in Heilberufen“ zeigt – leicht verständlich beschrieben – wie Sie Ihre Kasse prüfungssicher einrichten und Schätzungen vermeiden. Sie erfahren nicht nur, welchen besonderen Dokumentationspflichten Sie unterliegen, wie Sie mit Barzahlungen für Rezepte oder IGEL-Leistungen umgehen müssen oder was bei der Aufzeichnung von Patientennamen zu beachten ist. Der Autor zeigt auch auf, was die Prüfer der Finanzverwaltung dürfen – und was nicht.

Die Darstellung der gesetzlichen Änderungen zum 01.01.2020 (Zertifizierungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen) und zahlreiche Urteile der Finanzgerichtsbarkeit, etwa zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung der Kasse, Programmierprotokoll und so weiter) machen das Werk zu einem unverzichtbaren Ratgeber für Heilberufler.

Einige Bundesländer verlängern unter bestimmten Voraussetzungen die Frist für die Umstellung auf die TSE bis 31. März 2021.

Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, ist immer der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt Unternehmen, in denen die Kassenführung eine besondere Rolle spielt. Dazu zählen auch die Angehörigen der Heilberufe wie Ärzte, Hebammen, Physiotherapeuten und andere. Die Bundesärztekammer zählte Ende des Jahres 2018 im gesamten Bundesgebiet alleine 392.400 berufstätige Ärzte, davon sind mehr als 113.000 selbstständig tätig. Hinzu kommen zahlreiche Angehörige weiterer Heilberufe, beispielsweise mehr als 150.000 Physiotherapeuten oder über 24.000 Hebammen und Geburtshelfer. Auch bei diesen Berufsgruppen stellt die Kassenführung meist einen Schwerpunkt im Rahmen von Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (

145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Heilberufler oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Nimmt er die Kassenführung auf die leichte Schulter, führt der Besuch des Betriebsprüfers häufig zu empfindlichen Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Bücher und Aufzeichnungen erschüttert (
158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (
162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach
153 a Strafprozessordnung), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären. Hinzu kommt das Instrument der Kassen-Nachschau (
146 b AO) - danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 unangekündigt Geschäftsräume und Praxen betreten, um sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten zu nehmen. Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen von Angehörigen der Heilberufe. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Anweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen für viele Heilberufler kaum noch erfüllbar - umso mehr müssen sie dafür Sorge tragen, dass sie die materielle Richtigkeit ihrer Umsätze und Gewinne belegen können. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen. Das Buch soll allen Angehörigen der klassischen Heilberufe, aber auch der verwandten Berufe wie Diätassistenten, Logopäden oder Sprachtherapeuten als Ratgeber dienen. Branchenspezifische Besonderheiten sollten mit einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe erörtert werden. Duisburg, im Juli 2020 Gerd Achilles Lisa Wittmeier